Gestire elezione: calendario elettorale
Un’elezione prevede diverse scadenze ed è composta da diverse fasi le cui procedure e tempistiche vengono solitamente stabilite nello statuto. Non tenere sott’occhio queste scadenze può significare, a volte, rendere l’elezione non valida.
Queste scadenze non valgono solo per gli organizzatori dell’elezione bensì anche per i candidati e gli aventi diritto al voto. In quasi tutti gli statuti e regolamenti vengono indicate con precisione tutte le scadenze relative all’elezione: ad esempio quando presentare la lista dei candidati alle elezioni, quando prelevare i documenti per votare per corrispondenza ed entro quando rispedirli. Queste scandenze sono davvero importanti e vanno comunicate a tutti gli interessati.
Calendario elettorale: pianificare
Il primo passo per pianificare un’elezione è quella di considerare tutte le scadenze e tempistiche in modo da organizzare tutte le fasi nel modo più efficiente possibile. Il calendario elettorale dipende, in parte, dalla durata del periodo elettorale:
Pro: non è necessario occupare il luogo in cui si svolgerà l’elezione a lungo e l’organizzazione sarà più semplice.
Contro: perderà il voto di chiunque non possa recarsi alle urne quel giorno. La partecipazione al voto potrebbe essere poco elevata.
Un’elezione può svolgersi nell’arco di due giorni o di una settimana. Secondo gli esperti la durata ideale sarebbe di 14 giorni.
Pro: gli aventi diritto al voto hanno a disposizione diversi giorni per recarsi alle urne. In questo modo la partecipazione al voto sarà alta. Inoltre durante il periodo elettorale potrà analizzare come si comportano gli elettori e promuovere alcune iniziative che motivino chi ancora non dovesse essersi recato alle urne.
Contro: il seggio elettorale dovrà essere presieduto più a lungo dunque i costi gestionali saranno maggiori.
- Eventuali scadenze fissate nello statuto che devono essere rispettate
- Giorni festivi, periodi in cui gli elettori sono in vacanza o sono difficilmente raggiungibili
- Tempistiche redazionali ad esempio per la redazione di articoli, documenti ecc.
- Tempistiche legate alla stampa, ad esempio, delle schede, di fogli informativi ecc.
Calendario elettorale: il contenuto
Il calendario elettorale contiene, in forma chiara, tutte le scadenze e le tappe fondamentali della Sua elezione. Divida il calendario in sottofasi che portano ad un obiettivo specifico: qual’è l’obiettivo della fase posta sul calendario? Si tratta di una tappa di preparazione oppure di quella finale? Pianifichi facendo in modo di avere sempre tempo a sufficienza, tenga conto di eventuali meetings e rappresenti, al meglio in un grafico, le differenti fasi organizzative. In questo modo sarà più semplice individuare da quale compito cominciare e come proseguire una volta raggiunto il primo obiettivo.
Stabilire gli orari precisi di inizio e fine della giornata o del periodo elettorale.
Dato che il marketing elettorale è molto importante per motivare gli aventi diritto al voto, è bene stabilire delle scadenze sia per i processi redazionali che per la stampa dei materiali. Anche in questo caso è bene stabilire le scadenze con un grande lasco di tempo nel caso in cui dovessero presentarsi degli imprevisti (ad esempio errori di stampa o incomprensioni).
Solitamente nello statuto o nel regolamento è indicato quando gli aventi diritto al voto devono essere informati riguardo all’elezione. In questo modo, per organizzare al meglio le tempistiche, potrà pianificare quando iniziare a produrre i materiali informativi in modo che vengano spediti alcuni giorni o settimane prima dell’elezione, come previsto dallo statuto. I tempi indicati nello statuto sono il punto di partenza della pianificazione elettorale.
Comunicare con i futuri elettori è marketing
Dato che andare a votare è visto solitamente come un impegno obbligatorio che ruba del tempo libero, viene spesso dimenticato. Questo atteggiamento può essere modificato informando e rendendo partecipe ogni singolo avente diritto al voto. Legga i nosti consigli su come aumentare la partecipazione al voto in modo concreto e motivare gli elettori.
Alcune azioni davvero efficaci per aumentare la partecipazione al voto sono l’invio di informazioni dettagliate relative ai candidati all’elezione e all’elezione stessa nonché l’invio di promemoria. Nel calendario elettorale potrà segnare anche quando inviare queste informazioni agli elettori e quando cominciare a preparare i materiali. In questo modo sia Lei che le altre persone coinvolte nell’organizzazione dell’elezione avranno una panoramica completa e ben strutturata sulle diverse fasi di preparazione e gestione dell’elezione.