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Condizioni generali di contratto

(Stato del 3 novembre 2016, versione 2.3)

Condizioni generali di contratto di Polyas International GmbH per l'utilizzo del software per la votazione "Polyas"

1. Parti contraenti, ambito di applicazione

1.1. POLYAS International GmbH, con sede in Alte-Jakob-Straße 88, 10179 Berlin (Polyas), offre il software di votazione "Polyas", un software attraverso cui effettuare votazioni ed elezioni online ("software per la votazione online").

1.2. Queste condizioni generali di contratto valgono per la messa a disposizione del software di votazione online di Polyas.

1.3. Queste condizioni generali di contratto valgono esclusivamente per l'utilizzo del software di votazione da parte di utenti i quali, ai sensi del § 14 BGB (Codice civile della Germania), devono essere imprenditori oppure associazioni ("organizzatori delle elezioni"), e quindi non per tutti i consumatori. Un consumatore, ai sensi del § 13 BGB, è qualsiasi persona che stringa un negoziato giuridico per diversi scopi non legati alla sua professione o alla sua attività commerciale, anche autonoma.

1.4. Valgono esclusivamente le condizioni generali di contratto di Polyas. Circostanze legate agli organizzatori delle votazioni che differiscono o si allontanano da queste condizioni generali di contratto, anche qual'ora esse siano conosciute, non sono parte integrante del contratto, a meno che la loro validità venga acconsentita in forma scritta da Polyas.

1.5. La lingua del contratto è il tedesco (richiesta di traduzione in italiano possibile).

2. Oggetto del contratto

Oggetto di questo contratto è la messa a disposizione del software di votazione online "Polyas" (in seguito: software di votazione), così come lo spazio di salvataggio dei dati ottenuti sia perché necessari alla votazione sia perché tracciati dal software per la votazione attraverso l'utilizzo di questo da parte degli elettori. Oggetto di questo contratto è anche la messa a disposizione e la comunicazione dei diritti d'uso del software di votazione da parte degli organizzatori delle elezioni.

3. Conclusione del contratto

3.1. Per utilizzare il software di votazione, è necessario registrarsi e creare un account-cliente. Dopo aver completato la registrazione, il cliente ottiene dei dati d'accesso che consistono in un nome utente e una password.

3.2. Organizzatori di votazioni, che hanno effettuato il login nel loro account-cliente e cliccano sul tasto "inizia l'elezione" accettano in modo vincolante l'offerta.

3.3. La presentazione dei servizi nel sito web di Polyas non rappresentano nessun contratto vincolante attraverso l'utilizzo del software. Si tratta, invece, di un'offerta non vincolante che ha lo scopo di promuovere l'utilizzo di Polyas per la votazione online.

3.4. Un contratto sull'utilizzo del software di votazione ha luogo solamente nel momento in cui Polyas approva esplicitamente l'offerta, come già detto al punto 3.3, oppure quando Polyas attiva la votazione nell'account-cliente dell'interessato.

4. Prestazioni di Polyas

4.1. L'entità delle singole prestazioni, così come il rispettivo compenso, vengono stabilite nel momento della presa in incarico delle prestazioni e sono subordinati alla conferma del servizio.

5. Utilizzo del software per la votazione

5.1. Nel momento accordato, Polyas mette a disposizione del cliente, su un server, il server per la votazione online secondo quanto stabilito dalla regolamentazione che segue.

5.2. Polyas assicura che il software per la votazione:

  • sia adatto per conseguire gli scopi dell'organizzatore della votazione;
  • nel tempo di validità del contratto sia privo di difetti, come virus o danni al software, che possono danneggiare l'idoneità del software di votazione e le sue prestazioni stabilite da contratto.

5.3. Polyas crea un account per l'organizzatore della votazione attraverso il quale quest'ultimo, come detto al punto 4, in osservanza delle misure giuridiche, può configurare la votazione online. L'accesso all'account avviene una volta inseriti il nome utente e la password, la quale viene consegnata da Polyas per email o attraverso altri mezzi accordati con il cliente non appena il contratto viene concluso. Tutti i nomi utente e le password devono essere cambiati in nomi e password conosciute solo dal cliente. Ulteriori misure di sicurezza sono esplicitate al punto 9.

5.4. Polyas ha il diritto di modificare il software per la votazione e specialmente di attuare aggiornamenti tecnici per migliorare la sicurezza e la stabilità del software per la votazione. Nel caso in cui vi dovessero essere dei cambiamenti sostanziali nelle funzioni, Polyas lo comunicherà al cliente con un preavviso di almeno 2 settimane.

6. Diritti d'uso del software per la votazione

6.1. Durante il periodo della votazione, l'organizzatore della votazione ottiene semplici diritti d'uso del software per la votazione, non trasferibili, fino a quando questi siano necessari per l'utilizzo, secondo contratto, del software per la votazione. Nel caso in cui, nell'arco della votazione, vengano messe a disposizione nuove versioni o updates del software per la votazione, i diritti d'uso verranno ampliati anche a queste.

6.2. L'organizzatore della votazione ha il diritto, durante il periodo delle votazioni, di concedere i diritti d'uso, come scritto al punto 6.1, nel momento in cui questi siano necessari per la partecipazione al voto.

6.3. Non verranno concessi ulteriori diritti d'uso.

7. Utilizzo e collocazione del server di votazione

7.1. Il software per la votazione è installato e gestito completamente nell'hardware di Polyas, ovvero nell'hardware affittato da Polyas. Inoltre, le liste elettorali, le urne, il "validatore" e la commissione elettorale-client sono divise a livello di sistema e installate in diversi server. L'accesso al sistema di votazione da parte degli elettori ha luogo attraverso il portale elettorale indicato dall'organizzatore della votazione attraverso un link.

7.2. I luoghi in cui si trovano i server destinati a questi servizi sono i diversi centri di elaborazione informatica situati in Germania.

8. Condizioni tecniche, punto di trasferimento dati, disponibilità 

8.1. La condizione tecnica è il possesso di un internet browser aggiornato e diffuso sul mercato. Per un utilizzo comodo del sistema devono essere attivati i cookies e Java Script.

8.2. Il punto di trasferimento dati per il software per la votazione è l’uplink del rispettivo centro di elaborazione informatica utilizzato da Polyas.

8.3. La disponibilità del software per la votazione e del luogo in cui si trova il server, vengono garantiti nel momento in cui vengono prestati i servizi, come riportato al punto 4, ovvero l'approvazione del Service Level Agreement. Con "disponibilità" le due parti intendono l'utilizzo tecnico del software per la votazione al momento del trasferimento dei dati.

9. Doveri e obblighi dell'organizzatore della votazione

9.1. L'organizzatore della votazione comunica a Polyas tutte le informazioni disponibili che sono necessarie per il funzionamento e l'utilizzo dei servizi specificati al punto 4.

9.2. L'organizzatore della votazione ha l'obbligo di creare tutte le condizioni tecniche, giuridiche e organizzative necessarie per la votazione online da parte dei votanti. In particolare egli ha l'obbligo di:

  • garantire che i votanti abbiano accesso e possano utilizzare un computer munito di internet su cui caricare un "protocollo http";
  • garantire che vi siano tutte le condizioni giuridiche per l'utilizzo del software di votazione e che queste vengano rispettate e
  • garantire che i votanti possano accedere in modo inequivocabile al software di votazione per la votare.

9.3. L'organizzatore della votazione adempirà a tutti i doveri ed obblighi fondamentali per l'esecuzione del contratto. In particolare egli dovrà:

  • tenere segreti i diritti d'accesso e di utilizzo, così come i dati di accesso personali da terzi e non consegnarli ad altri utenti non autorizzati. Questi dati devono essere protetti in modo opportuno. L'organizzatore della votazione si rivolgerà al gestore nel caso in cui sospetti che i dati d'accesso e le password siano conosciute da persone non autorizzate.
  • rispettare le limitazioni/doveri riguardo ai diritti di utilizzo indicate al punto 6, in particolare:
    • richiamare dati o informazioni senza autorizzazione o lasciare che questi vengano richiamati; impossessarsi o lasciare che qualcuno si impossessi dei dati e delle informazioni contenuti nel programma gestito da Polyas; infiltrarsi nella rete dei dati di Polyas o richiedere che questo venga fatto;
    • non utilizzare, durante il rapporto contrattuale e/o dell'utilizzo del software di votazione, possibili scambi di notizie non necessarie con terzi in modo dannoso e a fine pubblicitario;
    • informare Polyas sulle richieste di terzi, che si servono dell'organizzatore della votazione per utilizzare in modo illegale il software di voto, oppure su disaccordi che riguardano la protezione dei dati, sui diritti d'autore e altro, causate dall'organizzatore della votazione e collegate all'utilizzo del software di votazione;
    • obbligare gli utenti autorizzati (i votanti) a rispettare tutti i punti del contratto per Lei valido;
  • prestare attenzione che l'organizzatore della votazione (ad esempio nel caso del trasferimento di testi e dati di terzi al software di votazione oppure a dipendenti di Polyas) rispetti tutti i diritti in vigore quando gli vengono inviati dei materiali da parte di terzi;
  • ottenere l'eventuale consenso dell'interessato, nel momento in cui si ottengono, elaborano o utilizzano dati personali attraverso l'utilizzo del software e non vi sia nessuna disposizione giuridica a riguardo;
  • controllare, prima dell'invio dei dati e delle informazioni necessarie a Polyas, che queste siano prive di virus e che le tecnologie utilizzate siano protette da un programma antivirus;
  • comunicare a Polyas, in modo immediato, eventuali difetti legati all'offerta del servizio. Se l'organizzatore della votazione non comunica, entro i tempi previsti, eventuali malfunzionamenti o altri difetti di cui ha prova, dichiara una concausa, ovvero un concorso di colpa. Nel momento in cui Polyas non dovesse trovare rimedio a un problema segnalato, l'organizzatore della votazione non ha il diritto di ridurre totalmente o in parte il costo del servizio, di richiedere il rimborso dei costi causati dal malfunzionamento, oppure di sospendere il contratto a causa del malfunzionamento senza rispettare una scadenza. L'organizzatore della votazione può dichiarare che non ha supportato il rilascio della notifica;
  • rispettare il pagamento entro la scadenza stabilita al punto 10;
  • quando l'organizzatore della votazione, durante la creazione e l'attuazione di una votazione, in particolare durante la generazione delle liste elettorali, comunica i dati dei votanti (incluse le liste dei votanti) a Polyas, deve salvare in modo costante questi dati e fare delle copie di sicurezza, in modo che sia semplice ricostruire questi dati nel caso in cui vengano persi.

10. Pagamento

10.1. Polyas offre le seguenti modalità di pagamento: pagamento con fattura, con addebito, con carta di credito, attraverso Paypal e con trasferimento bancario. Polyas può fare delle riserve sul metodo di pagamento, non offrendone alcune e indicandone delle altre. La preghiamo di leggere ancheconsigli sulla protezione dei dati.

10.2. I pagamenti per l'organizzazione di una votazione, nonché dei servizi aggiuntivi (ad esempio un incremento delle funzionalità del sistema o dei servizi), vengono decise in anticipo nel momento in cui i due partiti hanno preso accordi a riguardo.

 10.3. Nel caso di un'autorizzazione per l'addebito diretto, questo vale fino alla revoca anche per eventuali elezioni successive. L'organizzatore della votazione è responsabile per tutti i costi aggiuntivi causati dallo storno di una transazione dovuto alla mancanza di soldi nel conto, oppure ad un errore nella comunicazione dei dati bancari.

10.4. Tutti i conti di Polyas, se non è stato deciso altro, devono essere pagati entro 14 giorni da quando viene comunicato la somma da pagare.

10.5. Tutti i prezzi indicati sono netti, e vanno considerati più le imposte sull'entrata.

10.6. L'organizzatore della votazione può emanare una sentenza nei confronti di Polyas solamente se questa è indiscussa e passata in giudicato . L'organizzatore della votazione ha diritto ad emanare una sentenza, solamente se la Sua domanda riguarda lo stesso contratto.

10.7. Se l'organizzatore ritarda nel pagamento, Polyas può interrompere la votazione.

11. Responsabilità

11.1. Le due parti sono responsabili l'uno nei confronti dell'altro per tutte le intenzioni, anche se si verificano gravi negligenze e danni causate da sè, così come dai propri rappresentanti legali e dai propri agenti.

11.2. Le parti, in caso di colpa lieve, di lesione alla vita, all'incolumità fisica e alla salute, hanno una responsabilità illimitata.

11.3. Inoltre, una parte è responsabile soltanto nella misura in cui essa ha violato un obbligo contrattuale essenziale (obbligo cardinale). In questi casi la responsabilità è limitata al risarcimento del danno prevista e tipicamente ricorrente. Inoltre, è esclusa la responsabilità per danni del provider (§ 536 a BGB) per i danni già presenti al momento della firma del contratto. In questo caso i punti 11.1 e 11.2 non devono essere presi in considerazione.

11.4. Una parte è obbligato a pagare una penalità solamente se questo contratto lo prevede. Una penalità non necessita di essere riservata. La compensazione per questa e contro di questa è consentita.

11.5. La responsabilità ai sensi della legge sulla responsabilità del prodotto rimane invariata.

12. Durata e conclusione del contratto

12.1. L'incarico riguardante l'organizzazione ed esecuzione della votazione finisce con la consegna dei risultati di questa o con la consegna all'organizzatore dell'elezione della documentazione relativa all'elezione.

12.2. Tutte e due le parti possono concludere il contratto per motivi importanti. Per Polyas i motivi importanti sono soprattutto i seguenti:

  • mancato rispetto delle norme previste per legge da parte dell'organizzatore della votazione;
  • mancato rispetto dei doveri contrattuali da parte dell'organizzatore della votazione, in particolare del punto 9 di queste condizioni generali di utilizzo;
  • compromissione dell'immagine di Polyas da parte dell'organizzatore della votazione (ad esempio, se dopo la registrazione dell'organizzatore della votazione si scopre che questo è condannato per un reato intenzionale e quest'informazione è conosciuta da altri organizzatori della votazione);
  • l'organizzatore dell'elezione fa pubblicità a cooperative o associazioni, e per i loro metodi o le loro attività, che vengono osservate dagli enti in carica per la protezione della sicurezza e della protezione dei minori;
  •  L'organizzatore delle elezioni fa parte di una setta o di una comunità religiosa contestata in Germania.

12.3. Nel caso della conclusione prematura del contratto, l'organizzatore dell'elezione deve pagare tutti i servizi prestati da Polyas fino a quel momento.

13. Sicurezza e protezione dei dati personali.

13.1. Le parti rispettano le norme relative alla protezione dei dati personali previste dalla legge tedesca e dal contratto stipulato e mettono in pratica tutte le misure per assicurare la segretezza dei dati secondo § 5 BDSG (legge per la protezione dei dati tedesca), nel caso in cui non fossero già obbligati a rispettare queste norme.

13.2. Nel caso in cui l'organizzatore della votazione ottenga, diffonda e utilizzi dati personali, deve dichiarare di aver ricevuto l'autorizzazzione secondo la legge per la protezione dei dati personali, e dichiara che in caso di violazione di queste leggi, non riterrà Polyas responsabile nei confronti di terzi. Nel momento in cui i dati utilizzati ed elaborati siano personali, entra in campo la legge per l'elaborazione dei dati e il provider rispetterà tutti gli obblighi in materia e informerà l'organizzatore della votazione (ed esempio, riguardo al rispetto di doveri di cancellazione e blocco dei dati). Queste indicazioni devono essere comunicate nei tempi previsti e in forma scritta all'organizzatore della votazione.

13.3. Nel caso in cui vengano scambiati dei dati personali, i partiti stabilscono le condizioni di utilizzo dei dati facendo riferimento ad un accordo sull'utilizzo dei dati che rispetti § 11 Art. 2 BDSG.

13.4. Polyas utilizza e trae solamente dati legati all'elezione che sono necessari per l'elezione stessa. L'organizzatore della votazione accetta le condizioni di utilizzo e ottenimento di questi dati per il suddetto scopo.

13.5. Gli obblighi elencati ai punti 13.1 e 13.2 sussistono se i dati elettorali si trovano sotto il campo d'influenza del provider, anche in seguito alla conclusione del contratto. L'obbligo indicato al punto 13.4 sussiste anche in seguito alla conclusione del contratto e per un tempo indeterminato.

14. Segretezza

14.1. Le parti contraenti manterranno la massima segretezza su tutte le informazioni private e utilizzate, a cui sono venuti a conoscenza durante il periodo contrattuale, e di utilizzare queste informazioni solamente in seguito alla specificazione scritta dello scopo e alla dichiarazione scritta del consenso da parte dei terzi interessati.  Per informazioni private s'intende tutte le informazioni che sono state scambiate dalle parti e sono state denominate come personali e tutte quelle informazioni la cui riservatezza si deduce in modo chiaro dalle circostanze di concessione. Per Polyas i dati considerati come personali e riservati sono in particolare quelli ottenuti attraverso la votazione.

14.2. Gli obblighi previsti al punto 14.1 sono validi per quelle informazioni o parte di quelle informazioni di cui la parte che le riceve può provare che queste:

  • erano conosciute o generalmente accessibili a questi prima della data in cui sono state ricevute;
  • erano già conosciute e disponibili al pubblico prima della data in cui sono state ricevute ;
  • sono state rese note ed accessibili al pubblico dopo la data in cui sono state ricevute, senza che le due parti che ricevono le informazioni siano per questo responsabili.

14.3. Dichiarazioni pubbliche delle parti in materia di cooperazione verranno rilasciate solamente in caso di un precedente accordo reciproco.

14.4. Gli obblighi sanciti al punto 14.1 sono validi anche dopo la conclusione del contratto e fino a un tempo indeterminato, e cioè fino a quando non venga provata l'esistenza di una delle eccezioni elencate al punto 14.2.

15. Disposizioni finali

15.1. Il foro competente per tutti i reclami inerenti a queste condizioni generali di contratto è Berlino

15.2. In questo contratto trova applicazione la legge della Repubblica Federale Tedesca ad esclusione della convenzione sui contratti per la vendita internazionale di beni mobili delle Nazioni Unite.

15.3. Tutte le modifiche o aggiunte a questo contratto devono pervenire in forma scritta. Questo vale anche per le modifiche dei requisiti di scrittura.

15.4. Se una delle disposizioni del seguente contratto dovesse essere totalmente o in parte non valida, la validità delle altre disposizioni non viene messa in discussione. La disposizione non valida o non applicabile verrà sostituita con una valida e applicabile che adempia allo scopo iniziale nel milgior modo possibile. Lo stesso vale nel caso in cui una disposizione non fosse chiara o non applicabile. In questo caso, al posto della disposizione non chiara e non applicabile, ne seguirà una che sia chiara  e si avvicini il più possibile allo scopo prestabilito originariamente.

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